项目管理流程总结

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项目成功的定义四要素:准时,高质量,高效率,合理成本。

项目管理流程总结

管理一个项目包括:

  • 识别需求
  • 确定清晰而能实现的目标
  • 平衡质量、范围、时间和成本四方面互不相让的要求
  • 使具体任务、计划和方法适用于各个项目干系人不同的需求和期望
    项目经理职责与能力:

职责:

  • 履行合同义务,监督合同执行
  • 确保项目目标实现,保证业主满意
  • 制定阶段性目标和总体控制计划
  • 组织精干的项目实施班子
  • 及时决策
  • 如实向上级反映情况
    能力:
  • 领悟能力,清楚上司希望做什么
  • 分析判断能力,把握项目全局
  • 计划能力,有计划执行项目
  • 写作能力,擅长撰写计划、总结、调研分析之类的文档
  • 指挥能力,包括工作的分配、协调、应急事件处理
  • 授权能力
  • 检查纠偏能力
  • 领导力
  • 号召力
  • 沟通能力
  • 人员开发能力
  • 处理矛盾冲突的能力
  • 解决问题的能力

    一、项目管理的五大过程:

    启动:制定项目简章并确定初步范围
    计划:制定项目管理计划
    执行:指导和管理项目的执行
    监控:监控项目执行并进行整体变更控制
    收尾:项目收尾和结束

    二、流程阶段分解:

    1、项目启动
    项目启动前一定要明确项目的需求、达成效果、周期时间。

细节解剖:

  • 明确项目需求(需求分析)
  • 明确项目目标
  • 描述项目范围
  • 选择项目组成成员
  • 确认交付文档
  • 决策人确认
    项目经理的责任:
  • 与客户方沟通协商,明确项目需求和所需资源等
  • 挑选项目组成员,得到项目组的支持
  • 在项目实施过程中不断了解客户需求
  • 在项目计划过程中领导和指导项目组成成员
  • 保证与项目相关人的沟通并汇报项目进程
  • 监控项目的进程,保证项目按时间计划执行
    项目成员的责任:
  • 参与项目计划的制定
  • 服从项目经理的智慧,执行计划分配的任务
  • 配合其他小组成员的工作
  • 保持与项目经理的沟通
    启动阶段三个关键点:
  • 与客户、高层间的沟通,明确需求并获得相关支持
  • 明确项目需求和目标
  • 开会讨论,明确团队及执行相关要求
    常见问题:
  • 需求不明确及需求沟通不够
  • 项目组成员选择
  • 为促成项目,过于乐观地分析项目可行性
    2 、项目计划
    一旦项目确定要做以后,就要进入计划阶段,这个阶段要考虑的是项目实施中的实际问题。包括:
  • 风险评估(产品规模风险、需求风险、技术风险、管理风险、安全风险、回避风险的方式)
  • 成本预算
  • 需求沟通(需求识别、工期估算、方案制定、项目实施、交付)
  • 需求分析
  • 开发管理(架构设计、团队管理、任务分配、开发进度、测试结果)
  • 产品交付(项目后期审核、质量评估、交付、最终报告)
    任务分解:
  • 分解原则:完全穷尽,彼此独立
  • 分解方法:自上而下,头脑风暴
  • 最小颗粒的特征:一个清晰的任务完成,一个清晰的责任人,能够估算工期和工作量
  • 表达的方式:图形式 目录式
    关键点:
  • 明确项目范围及具体任务
  • 全面的风险认识
  • 各关键人员的识别与沟通计划
    常见问题:
  • 对工作任务的分解不充分
  • 风险意识不强及没有沟通计划
  • 计划通常由个人制定,项目组没有达成共识

文档:项目统计表、项目基本信息表 、项目进程表

工具:甘特图、里程碑图、网络图、思维导图、燃尽图

3、项目实施
项目实施过程中要注意每一个环节的细节记录,按照项目计划,逐步推进项目进度,期间根据实际实施过程做适当的调节、安排。

  • 及时发现计划的偏离
  • 保证执行计划所需的资源
  • 领导团队
  • 和团队成员开会
  • 识别并解决问题
  • 化解冲突
  • 与项目干系人沟通
  • 合理采取措施使实际进展与计划保持一致
  • 接受和评估来自项目干系人的项目变更请求
  • 必要时重新调整项目活动
  • 必要时调整资源水平
  • 得到决策人批准后,变更项目范围、调整项目目标
  • 监控项目进展,把控项目实施过程
    项目沟通要点:
  • 项目组成员对目标达成共识
  • 项目沟通计划、规章
  • 相互尊重、主动倾听

项目组内沟通:

  • 需求:职责、授权、协调、状态
  • 会议:项目讨论会、成员进度汇报、项目例会(及时、公开、恰到好处)
    与高层、客户的沟通
  • 谁,为什么需要信息?
  • 他们需要什么类型的信息?何种详尽程度?频率?
  • 沟通时,你的目标是什么?采用什么样的方法来完成沟通?

有效沟通的关键要素

(1)会前:

  •  事先明确为什么开会,以及预期要取得什么效果
  • 考虑是否可以取消会议
  • 确定需要参加的最少人数
  • 确认会议室
  • 会前和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通
    (2)会中:
  • 做好准备,按时开始,并首先说明会议的目的和议题议程
  • 每位与会者都有发言机会
  • 对会议内容进行口头总结
    (3)会后:

会后发布会议纪要给每位参会者

会议必须产生明确的决定

所有决定必须立即付诸行动
4、项目监控
监控阶段,实在项目实施过程中,及时跟踪监控项目,从容处理变更,并采取有效的措施。监控要点包括:

  • 高风险任务
  • 项目进度
  • 资源和费用
  • 人员表现
     监控的方法和工具:
  • 应用项目进度计划表
  • 着急会议
  • 观察/检查
  • 跟踪行动计划
  • 定期反馈及报告
    监控过程中发现进度延误怎么办?
  • 投入更多的人
  • 现有的人投入更多的时间(加班)
  • 换工作效率更好的人员去做
  • 改进工作方法和工具,提高效率
  • 缩小项目范围或降低活动质量要求
    实施和监控的关键点:
  • 根据沟通计划,与项目干系人进行良好的沟通
  • 严格监控进度,及时协调解决问题
  • 重点跟踪监控高风险任务,并采取有效的防范措施
    常见问题:
  • 需求变更管理不善,导致变更频繁,项目组运作混乱
  • 跨部门项目组成员的绩效考核与激励机制不完善
  • 项目组的沟通和跨部门协作难度比较大
    5、项目收尾
    项目收尾是对项目的评估与验收、整体总结、结果审核、文档归档、交付准备。主要包括以下几点:
  • 财务:评估投资回报率,评估实际费用和计划费用
  • 时间:与计划时间一致
  • 质量:项目输出的表现水平,客户对质量的感受
  • 人力资源:团队精神,激励,态度调查
  • 环境:环境因素对项目活动的影响
  • 项目计划:计划流程的费用评估及适当的管理技术的使用
  • 项目控制:项目的控制是否为任务重大改进提供了基础
  • 项目总结:项目总结表(项目总结、问题与收获、贡献度)

文档归档:

  • 启动:方案、 合同、 项目基本信息表
  • 计划:阶段时间安排、 项目综合计划等
  • 实施监控:项目会议纪要、 变更说明、 审核记录、 阶段性报告、 相关文献等
  • 收尾:项目结果文档、 项目评审验收报告、 项目总结报告、 项目交付的其他文档
    关键点:
  • 顺利完成项目评估和验收
  • 项目总结,经验总结
  • 完整的项目信息归档
    常见问题
  • 经验、 教训的总结不够
  • 项目组成员对网站的重要性认识不足
  • 项目的移交
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